Kokous, kongressi, konferenssi, seminaari… Tieteellinen kansainvälinen konferenssi tai ammattiliiton kevätseminaari, molemmissa on oma tavoitteellinen ohjelmansa, joka vaatii paljon työtä ja paneutumista järjestäjältä. Tämän lisäksi myös käytännön asiat vaativat tekijäänsä; asianmukaiset tilat on varattava, luennoitsijoiden matkajärjestelyt mietittävä, seuralaisille jotain ohjelmaa, puhumattakaan ruokailuista! Miksi miettisit näitä enempää kuin on tarpeellista? Käytännön toimet voi helposti antaa PCO -toimiston (Professional Congress Organizer) hoidettavaksi.

Näin jää enemmän aikaa itse tapahtuman syvimmän olemuksen miettimiselle ja toteuttamiselle. Ja voit loistaa ja hehkua tärkeänä hetkenä kun vieraat saapuvat, eikä sinun tarvitse miettiä tuleeko bussi ajallaan. Me mietimme sen puolestasi!

• aikatauluissa
• oheisohjelmissa
• retkissä (pre & post tours)
• seuralaisohjelmissa
• logistiikassa
• markkinoinnissa
• viestinnässä
• ruokailussa
• matkapalveluissa

• esiintyjät
• bussit
• oppaat
• cateringyritykset

• tarvittavan majoituskapasiteetin varaaminen.
• varausten vastaanotto ja vahvistaminen.
• majoitusmaksujen vastaanotto.
• hotellien peruutusehdoista huolehtiminen ja niistä neuvotteleminen

• ilmoittautumisohjelma netissä
• lomakkeen suunnittelu
• ilmoittautumisten vastaanotto
• vahvistaminen osallistujille
• kirjeenvaihto
• abstraktien vastaanotto

• budjetin teko
• maksujen vastaanotto / laskuttaminen
• rahaliikenteen seuranta
• loppuraportti

• vieraiden vastaanotto
• materiaalin jako (materiaalin pakkaus)
• tilaisuuden juonto
• tilaisuuden aikataulusta ja erikoistilanteista huolehtiminen
• matkanjohtajana retkillä tai opastetuilla kierroksilla