Tapahtuman järjestämiseen liittyy monia vaiheita. Ensimmäinen kuitenkin lienee idean syntyminen. Se voi lähteä harrastusporukan innosta kutsua saman alan harrastajia tapaamiseen tai se voi olla vuotuinen ’velvollisuus’. Idean työstäminen toimivaksi tapahtumaksi vie usein aikaa ja matkalla voi tulla epätoivon hetkiäkin. Niistä ei kannata lannistua, jo ideointivaiheessa voi pyytää apua oman tapahtumansa toteuttamiseen. Yrityksemme tulee mielellään kanssanne työstämään ideoitanne ja tekemään ehdotuksia kuinka tapahtuma voitaisiin hoitaa.

Kun idea alkaa muuttua todeksi, voimme hoitaa kanssanne tapahtuman käytännön järjestelyt tai ottaa ne kokonaan hoitoomme, jolloin teille jää aikaa miettiä asiasisältöä ja helliä tapahtuman ydintä.

• ohjelmassa ja ideoinnissa
• aikatauluissa
• logistiikassa
• oheisohjelmissa
• markkinoinnissa
• viestinnässä
• ruokailuissa
• matkapalveluissa

• esiintyjät
• bussit
• oppaat
• cateringyritykset

• tarvittavan majoituskapasiteetin varaaminen.
• varausten vastaanotto ja vahvistaminen.
• majoitusmaksujen vastaanotto.
• hotellien peruutusehdoista huolehtiminen ja niistä neuvotteleminen.

• ilmoittautumisohjelma netissä
• lomakkeen suunnittelu
• ilmoittautumisten vastaanotto
• vahvistaminen osallistujille
• kirjeenvaihto

• budjetin teko
• maksujen vastaanotto / laskuttaminen
• rahaliikenteen seuranta
• loppuraportti

• vieraiden vastaanotto
• materiaalin jako (materiaalin pakkaus)
• tilaisuuden juonto
• tilaisuuden aikataulusta ja erikoistilanteista huolehtiminen – emännöinti